Tugas
SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
Oleh
:
1. Fauzian
Nugraha 1210205460
2. Aliftia
Nawang Sari 1210205463
3. Afifudin 1210205464
4. Herlina
Novitasari 1210208029
Kelas
: 6 SM3
Dosen
:
Lydia
Setyawardani, S.E. , M.Si.
Sekolah
Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia ( STIESIA ) Surabaya
2015
PENGEMBANGAN
BISNIS / STRATEGI dan SOLUSI TEKNOLOGI INFORMASI
Ada beberapa
cara yang dapat membantu kita dalam mengembangkan solusi maupun strategi, yaitu
dengan proses penyelesaian masalah yang disebut dengan pendekatan system (the
system approach). Pendekatan system ini diterapkan untuk pengembangan solusi
system terhadap masalah bisnis, maka hal tersebut disebut dengan pengembangan system informasi (information system
development) atau pengembangan aplikasi (application development).
Pengembangan
aplikasi dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi dan system e-business
yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan, dan pihak-pihak lain
yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).
7.1
Dasar Perencanaan
Perencanan adalah pemilihan
sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan,
bagaimana, dan oleh siapa. Berbagai pertanggung jawaban dalam perencanaan
tergantung pada besarnya tujuan organisasi serta fungsi kegiatan khusus
manajer. Kebutuhan akan perencanaan ada di semua tingkatan dan pada
kenyataannya meningkat dimana tingkat tersebut mempunyai dampak potensial
terbesar sukses organisasi atau tingkatan manajemen atas.
Perencanaan harus mempertimbangkan
kebutuhan fleksibel, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi kondisi baru
secepat mungkin. Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan
keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan
kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
Ada 4 tahap perencanaan , yaitu :
- Menetapkan tujuan atau serangkian tujuan. Tanpa rumusan dan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya secara tidak efektif.
- Merumuskan keadaan saat ini. Tahap ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.
- Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan. Tahap ini untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.
4.
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk
mencapai kegiatan. Pengembangan dan pemilihan
alternatif kegiatan terbaik
Unsur-unsur
dari proses perencanaan, yaitu :
1.
Audit situasi
2.
Riset masa depan
3.
Asumsi-asumsi
4.
Visi
5.
Tujuan, sasaran, target
6.
Kebijakan
7.
Rencana strategi
8.
Keunggulan strategi
Manfaat perencanaan :
1.
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri
dengan perubahan-perubahan lingkungan
2.
Membantu dalam kristalisasi penyesuaian
pada masalah-maslah utama.
3.
Memungkinkan manajer memahami keseluruhan
gambaran operasi lebih jelas.
4.
Membantu penempatan tanggung jawab lebih
tepat.
5.
Memberikan cara pemberian perintah untuk
beroperasi.
6.
Memudahkan dalam melakukan koordinasi
diantar berbagai bagian organisasi.
7.
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci
dan lebih mudah dipahami.
8.
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
9.
Menghemat waktu , usaha dan dana.
Kelemahan perencanaan :
1.
Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan
mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
2.
Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
3.
Perencanaan mungkin terlalu membatasi
manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.
4.
Kadang-kadang hasil yang paling baik
didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut
terjadi.
5.
Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara
tidak konsisten
Lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana :
1.
Bidang fungsional mencakup rencana
produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia.
2.
Tingkatan operasional termasuk keseluruhan
organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.
3.
Karateristik-karakteristik (sifat) rencana
meliputi, faktor-faktor komplektifitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan,
biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif.
4.
Waktu, menyangkut rencana jangka pendek,
menengah, dan jangka panjang.
5.
Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran,
program, prosedur, kebijaksanaan dsb.
Dua tipe utama rencana:
1. Rencana-rencana Strategik/strategic plan yang dirancang memenuhi
tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas mengimplemantasikan misi yang
memberikan alasan khas keberadaan organisasi.
2. Rencana-rencana Operasional/operational plan penguraian lebih terperinci
bagaimana rencana-rencana strategic akan tercapai.
7.2 Tantangan Implementasi
Tantangan
dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang yang
terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional
sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan
manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika
system yang akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka
tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa
saja melibatkan pihak eksternal.
Masalah yang
dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :
1.
Pengguna
tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses
bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga
tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena
standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang
dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua
belah pihak. Karena ketidaktahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan
dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk
digunakan.
2. Kedua belah
pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis
proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis
yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang
ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru
seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat
suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai
program untuk melakukan entry data.
3. Dalam
implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan
implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan
dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan
mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan
harapan. Akan membutuhkan CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk
aplikasi BI.
Operasional adalah departemen yang secara langsung
memberikan kontribusi nilai terhadap suatu organisasi; mencetak penjualan,
memberikan pelayanan kepada pelanggan dan lain sebagainya, sedangkan IT adalah
departemen support untuk operasional. Walaupun ada beberapa ahli yang
mengatakan implementasi ERP lebih sulit dibandingkan membangun pabrik baru atau
memasarkan produk baru, saya tidak bisa membayangkan jika operasional bekerja
tanpa dibantu dengan system, dan jika IT memaksakan implementasi tanpa
mempertimbangkan asumsi dan ketergantungan dalam proses bisnis maka bukannya
menambah nilai tetapi hanya menjadi beban bagi operasional dan berimbas
mengurangi nilai organisasi.
Jika kedua belah pihak tidak terjalin kerjasama yang
baik maka akan menciptakan kondisi deadlock, dimana user tidak dapat
menjelaskan kebutuhannya, dan UAT tidak ada atau terkesan dipaksakan sehingga
data pada aplikasi tidak sesuai dan tidak bisa diandalkan. Dengan demikian
kepemimpinan manajemen sangat diperlukan untuk menghadapi tantangan ini. Dan
perlu diketahui bersama, teknologi hanya bersifat membantu bukan menggantikan
karena seperti anda ketahui ‘there is no brain and heart inside’ sehingga
pengembangan system informasi bersifat kontinyu, dan mungkin akan ada asumsi
dan ketergantungan yang tidak dapat diterjemahkan kedalam system dan ini semua
tentang people power untuk kehidupan yang lebih baik.
Bisnis
apapun bila ingin bertahan dan berhasil dalam jangka panjang makan perusahaan
tersebut harus berhasil mengembangkan strategi yang telah direncanakan yang
didukung dengan sistem informasi dalam menghadapi lima tekanan kompetitif yang
membentuk struktur persaingan dalam pasar (industri). Dalam model klasik
Michael Porter tentang bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan berhasil
harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara
efektif mengatasi tekanan yang ada. Tekanan tersebut diantaranya :
1.
persaingan dari para pesaing dalam industrinya
2.
ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya
3.
ancaman dihadapi karena adanya produk pengganti yang
dapat mengambil pangsa pasar
4.
daya tawar pelanggan
5.
daya tawar pemasok
7.3 Pengembangan Sistem Bisnis
Menggunakan pendekatan system untuk mengembangkan solusi system informasi dapat dipandang
sebagai proses multilangkah yang disebut siklus pengembangan system informasi
(information system development cyecle), yang juga dikenal dengan siklus hidup
pengembangan system (system development life cyecle-SDLC).
Siklus
pengembangan ini mencakup langkah :
1. Investigasi
2. Analisis
3. Desain
4. Implementasi
5. Pemeliharaan
Semua aktivitas yang terlibat sangat berhubungan
satu sama lain dan saling terikat.
Dalam praktiknya, beberapa aktivitas pengembangan bisa muncul pada saat bersamaan. Jadi bagian yang berbeda dari proyek
pengembangan bisa jadi berada
pada tingkat yang berbeda pada siklus pengembangan. Selain itu juga dapat
kembali kapan pun untuk mengulang aktivitas sebelumnya jika perlu memodifikasi
dan perbaiki system yang anda kembangkan.
Ketika
pendekatan system untuk penyelesaian masalah diterapkan untuk pengembangan
solusi system informasi terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut
pengembangan system informasi atau pengembangan aplikasi. Hal ini menunjukkan bahwa pendekatan system
dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi dan sistem e-business yang dapat
memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan dan pihak-pihak lain yang
berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).
Memulai proses Pengembangan system :
1.
Studi kelayakan
Adalah studi
awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan
sumber daya, biaya, manfaat dan kelayakan proyek yang di usulkan.
Tujuan
diadakan studi kelayakan adalah untuk mengevaluasi solusi system alternative
dan untuk mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan paling di inginkan
untuk dikembangkan.
Kelayakan
sendiri dibagi menjadi 4 :
a)
Kelayakan organisasional
b)
Kelayakan ekonomi
c)
Kelayakan teknis
d)
Kelayakan operasional
2.
Analisis system
Merupakan
studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang
menghasilkan persyaratan fungsional (functional requirement) yang digunakan sebagai
dasar untuk desai system informasi baru.
Analisis sendiri dibagi menjadi 3 :
a)
Analisis organisasional
b)
Analisis system yang ada
c)
Analisis persyaratan fungsional
3.
Desain system
Menentukan
bagaimana system akan memenuhi tujuan kebutuhan informasi pemakai.
Desain system terdiri atas :
a)
Desain interface pemakai
Desain layar, bentuk, laporan dan dialog
b)
Desain data
Desain struktur elemen data
c)
Desain proses
Desain progam dan prosedur
4.
Pengembangan pemakai akhir
Pada
pengembangan pemakai akhir, praktisi SI memainkan peran sebagai
konsultan,sementara anda melakukan pengembangan aplikasi anda sendiri .
a.
fokus aktivitas SI
Perlu di ingat bahwa pengembangan pemakai terakhir harus berfokus pada
aktifitas dasar dari system informasi yaitu :
·
Input
Data apa yang tersedia,dalam bentuk apa.
·
Pemrosesan
Operasi apa
yang dibutuhkan terhadap input untuk menghasilkan output yang di inginkan. Dan
software apa yang paling efektif untuk mendukung operasi tersebut.
·
Output
Informasi
apa yang dibutuhkan oleh pemakai akhir dan dalam bentuk apa output disajikan.
·
Pengendalian
Pengendali
apa yang dibutuhkan untuk melindungi dari kehilangan atau kerusakan tiba-tiba.
·
Penyimpanan
Apakah aplikasi menggunakan data yang disimpan
sebelumnya.
b. Melakukan pengembangan pemakai akhir
Mengembangkan cara baru atau cara yang lebih baik untuk melakukan tugas
anda tanpa keterlibatan langsung dari ahli system informasi.Software pemakai
akhir telah menjadikan lebih mudah digunakan bagi banyak pemakai untuk
mengembangkan sulusi berbasis computer.
Contohnya :
alat pengembangan situs web yang digunakan untuk membantu anda mengembangkan,
memperbaharui, dan mengelola situs web intranet untuk unit bisnis anda.
Pengembangan teknologi informasi penting dalam
menunjang sistem bisnis, oleh karena itu dalam mengembangkan bisnis diperlukan
juga adanya perkembangan sistem informasi. Dalam pengembangan sistem tentunya
akan membahas subbabnya yang berupa pendekatan sistem, siklus hidup
pengembangan sistem, prototyping dan lain-lain yang telah dijelaskan pada bab
sebelumnya.
7.4 Implementasi system bisnis
Implementasi adalah langkah langkah dalam pengembangan
teknologi informasi untuk mendukung karyawan, pelanggan, dan pihak-pihak yang
berkepentingan lainnya.
Aktivitas
implementasi yang dibutuhkan untuk mengubah system informasi yang baru
dikembangkan menjadi system operasional bagi pemakai akhir.
Implementasi sistem informasi untuk
mendukung kegiatan perusahaan. Saat ini manusia mendukung kegiatan perusahaan
dalam kesehariannya sebagai pengguna informasi sangan bergantung pada berbagai
sistem informasi, mulai dari sistem informasi manual yang sederhana dengan
menggunakan saluran informal, hingga sistem
informasi berbasis komputer yang rumit dan menggunakan saluran
telekomunikasi canggih. Didalam suatu perusahaan, apapun jenis dan bentuknya,
sistem informasi bahkan telah memainkan peran penting dalam mendukung
pengambilan keputusan hingga mendukung perusahaan mencapai keunggulan
kompetitif yang strategis.
Aktivitas
Implementasi dapat dibagi menjadi 5 , yaitu :
· Pembelian hardware,software,dan layanan
· Pengembangan atau modifikasi software
· Konversi data
· Pelatihan pemakai akhir
· Konversi :
1. Parallel
2. Percontohan
3. Bertahap
4. Langsung
a.
Mengevaluasi
hardware,software, dan layanan
Bagaimana perusahaan mengevaluasi dan
memilih hardware, software, dan layanan TI?
Dengan cara
perusahaan besar meminta pemasok untuk menyajikan tawaran dan proposal
berdasarkan spesifikasi system yang dikembangkan pada saat tahap desain
pengembangan system. Karakteristik minimal untuk kinerja dan fisik semua
hardware dan software ditentukan dengan membuat daftarnya dalam dokumen yang
diaebut permintaan proposal atau permintaan daftar harga, lalu mereka mengirim
proposal itu kembali kepemasok yang sesuai, yang menggunaknnya sebagai dasar
untuk menyipkan usulan persetujuan pembelian.
b. Aktivitas
implementasi lainnya
Kunci utama agar implementasi system bisnis yang baru dapat berhasil:
1.
Pengujian
Pengujian merupakan peninjauan tampilan, laporan dan
output lainnya dari prototype.
2.
Konversi
data
Merupakan salah satu aktivitas implementasi yang
paling penting dan yang dibutuhkan ketika menginstal software baru.
3.
Dokumentasi
Yaitu metode komunikasi antara orang-orang yang
bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengimplementasikan dan memelihara
system berbasis komputer. Contohnya : layar tampilanentry data, formulir dan
laporan.
4.
Pelatihan
Merupakan aktivitas mendidik manajer dan pemakai akhir
mengenai dampak baru terhadap manajemen dan operasional
bisnis usaha.
Proses implementasi biasanya memerlukan usaha
manajemen proyek (project management) dari para manajer unit bisnis. Mereka
harus mendukung rencana proyek yang mencakup tanggung jawab kerja, jadwal,
tahap-tahap utama dari pengembangan dan anggaran keuangan.
Sumber :
James A. O’Brien;Pengantar Sistem Informasi
Presoektif Bisnis dan Manajerial;edisi 12;Salemba Empat;2005
Falahah, Dhewanto Wawan , ERP
Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung,
2007
http://id.wikipedia.org/wiki/proses_perencanaan
O’brien, James A.management information
system. Mcgraw Hill. 2004
http://teknologi.kompasiana.com/terapan/2014/02/16/bisnis-pengembangan-sistem-informasi-mulai-menjanjikan-632376.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar