Tugas
SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
Oleh
:
1. Fauzian
Nugraha 1210205460
2. Aliftia
Nawang Sari 1210205463
3. Afifudin 1210205464
4. Herlina
Novitasari 1210208029
Kelas
: 6 SM3
Dosen
:
Lydia
Setyawardani, S.E. , M.Si.
Sekolah
Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia ( STIESIA ) Surabaya
2015
SYSTEM INFORMASI EKSEKUTIF
“ Eksekutif bukanlah
sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat yang lebih tinggi.”
Ketika
manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastic,
dan manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut. Pada bab ini menjelaskan bagaimana
CBIS dapat memberikan dukungan saat manajer menjadi seorang eksekutif. Jika kita tidak menyertakan system informasi eksekutif dan hanya menyertakan system – system informasi fungsional
, CBIS akan menggambarkan modelnya seperti penjelasan berikut :
Manajer
tingkat puncak akan menerima semua informasi mereka dari subsistem-subsistem
fungsional, dan para eksekutif ini harus menyarikan dan mensintesis data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi
eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.
10.1 Apa yang dilakukan eksekutif ?
Istilah
eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis batas yang jelas yang
memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah ini digunakan untuk
mengidentifikasi manajer pada tingkat
atas dari hirerarki organisasi yang berpengaruh kua t pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan
terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.
Selain perencanaan jangka panjang, eksekutif sering
dapat dibedakan dari manajer tingkat rendah. Sebagian tetapi tidak berarti
semua manajer tingkat rendah cenderung mengutamakan kesehjateraan unit mereka
sendiri. Kita dapat memperoleh pandangan tambahan mengenai apa yang dilakukan eksekutif dengan memeriksa kontribusi yang dibuat oleh tiga
ahli teori manajemen—Henri Fayol, Henry Mintzberg, dan John kotter.
·
Fungsi-fungsi manajemen Fayol
Henri
Fayol percaya bahwa semua manajer melakukan fungsi – fungsi manajemen yang sama merencanakan,
mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan. Yang diyakini secara luas adalah bahwa perencanaan sangat
ditekankan pada tingkat eksekutif ,
sementara fungsi – fungsi lain lebih
penting bagi kinerja di tingkat –
tingkat yang lebih rendah.
·
Peran-peran manajerial Mintzberg
Henry meyakini bahwa semua
manajer melakukan semua peran , tetapi
orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan.Salah satu peran keputusan adalah
perunding (negotiator). Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran – peran
keputusan. Mereka berkonsentrasi membuat
perbaikan – perbaikan jangka panjang dan entrepreneurial bagi perusahaan dan
menanggapi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumber daya dan negosiasi kepada manajer tingkat bawah.
Kita dapat juga medefinisikan tugas
eksekutif dalam peran-peran manjerial Henry Mintzberg. Ia yakin bahwa semua
manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap
tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah perundingan (negotiator).
Contohnya ialah tentang seorang manajer puncak yang merundingkan penggabungan usaha (merger).
·
Agenda dan jaringan Kotter
Profesor John P. Kotter dari Harvard
meyakini bahwa para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mereka dengan
mengikuti strategi tiga tahap. Pertama, mereka menetapkan agenda tujuan
yang harus dicapai perusahaan. Agenda jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam lima
atau
sepuluh tahun dari sekarang. Agenda
jangka pendek lebih spesifik, seperti
pangsa pasar yang harus dicapai oleh tiap produk perusahaan saat
ini.
Kedua,
eksekutif membangun jaringan. Ini bukanlah jaringan computer tetapi
hubungan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut. Ketiga,
eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang
tepat sehingga para anggota jaringan dapat bekerja
mencapai agenda itu. Eksekutif mengadakan kontak tatap
muka dengan sebanyak
mungkin anggota jaringan akan tetapi berkonsentrasi pada bawahan.
10.2 Bagaimana eksekutif berpikir ?
Manajer berfokus pada perilaku yang
dapat diamati. Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses berfikir
lebih dari selusin eksekutif lebih dari dua tahun untuk mendapatkan pandangan mengenai apa yang
dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pemikiran mereka.
·
Apa yang dipikirkan eksekutif
Eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah
bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana
menangani sejumlah kecil masalah utama
atau sasaran umum. Dalam hal memikirkan mengenai cara membuat sesuatu
dilaksanakan, eksekutif lebih memerhatikan hal – hal organisasional dan pribadi
dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan suatu masalah
daripada apa pemecahan spesifik itu
nantinya. Contohnya, seorang eksekutif
tertentu mungkin melihat perlunya
disiplin yang lebih baik di dalam organisasi.
·
Proses berfikir saat memecahkan
masalah
Seorang eksekutif sering melompat dari
definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternative. Eksekutif memang membuat keputusan rasional, tetapi
keputusan tersebut mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti
serangkaian langkah – langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang
sama.
Isenberg
yakin bahwa eksekutif
menggunakan intuisi pada tiap langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang lebih
penting pada tingkat eksekutif dari pada di tingkat lain karena sifat masalah yang tidak
terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.
10.3 Kebutuhan informasi eksekutif yang unik
Sama
seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses
berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif , kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan system informasi
keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga berfokus pada penggunaan computer.
·
Penelitian Mintzberg
Mintzberg adalah orang pertama yang
melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan
lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO : tugas administrasi, panggilan telepon,
pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output computer dalam penelitiannya,
menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran
system informal yang menkomunikasikan informasi lisan, dan menyimpulkan,
“Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada
mendapatkannya secara formal.”
·
Penelitian Jones dan MCLeod
Pengarang buku ini bekerja sama dengan
Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian University, melihat kebutuhan untuk
mempelajari lebih lanjut mengenai sumber – sumber dan media informasi eksekutif
daripada yang telah dilaporkan oleh mintzberg. Kami melakukan penelitian
mengenai arus informasi masuk dari lima eksekutif.
·
Penelitian Rockart dan Treacy
Istilah sistem informasi eksekutif, atau
EIS, pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Walau tidak disedikan definisi, para peneliti itu menemukan bahwa sistem tersebut
manampilkan:
1. Tujuan sentral, eksekutif menggunkan
informasi komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian
2. Inti data bersama, database berisi
informasi mengenai berbagai industri, pelanggan , pesaing dan unit-unit bisnis
dalam tiga periode waktu—masa lalu, masa kini dan masa depan
3. Dua metode penggunaan utama, eksekutif menggunkan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan
trend serta melakukan analisis pribadi atas data
4. Organisasi pendukung, para eksekutif dibantu oleh pelatih
EIS dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi,
atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam melalui sistem. Sopir
EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoprasikan peralatan bagi eksekutif.
Menemukan komputer dalam perspektif
Eksekutif sangat mengandalkan komputer, secara
proporsional lebih sedikit pemakai komputer di tingkat eksekutif daripada di
tingkat lain. Terdapat dua kemungkinan alasan, Pertama masalah pada tingkat
eksekutif kurang terstruktur dan karena itu lebih sulit untuk diddukung dengan
pengolahan komputer. Kedua, eksekutif cenderung lebih tua dan jarang
mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal.
Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini adalah (1)
penggunaan komputer adalah sesuatu yang
pribadi, dan (2) informasi komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang
mencapai seorang eksekutif. Semua
eksekutif ingin menerima informasi yang
baik dari sumber mana pun.
10.4 Saran-saran untuk memperbaiki sistem informasi
eksekutif
Orang pasti meraskan bahwa komputer merupakan sumber daya informasi bagi eksekutif yang belum tergarap.
Eksekutif harus mengambil
langkah-langkah untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi
mereka. Tetapi, dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha
meningkatkan komponen-komponen nonkomputer. Suatu progam lima langkah untuk
mencapi tujuan ini diikhtisarkan di bawah ini.
·
Mencatat transaksi-transaksi
informasi yang masuk.
Data dapat dimasukkan ke dalam database,
dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab penelitian
Jones dan MCLeod yang berhubungan dengan system mereka.
·
Merangsang sumber-sumber bernilai
tinggi.
Dengan teridentifikasinya sumber-sumber bernilai
tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi
sumber-sumber tersebut.
·
Memanfaatkan peluang.
Jika sepotong informasi yang baik
datang, eksekutif harus meraihnya.
·
Menyesuaikan sistem pada
perseorangan.
Seperti yang ditunjukkan pada penelitian
Jones dan MCLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik.
Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain.
·
Memanfaatkan teknologi.
Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem
informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya.
10.5 Sistem informasi eksekutif berbasis komputer
Sistem
informasi eksekutif ( executive information system) EIS merupakan suatu
system yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan
perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat
rincian. Istilah system pendukung eksekutif (executive support system )
ESS juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa
system itu meliputi computer.
·
Model EIS
Konfigurasi EIS berbasius computer
biasanya meliputi suatu computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut
dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai
eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan
sekunder , kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database
eksekutif.
Database
eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses
sebelumnya oleh computer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk
menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted),
atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan
pemakai menggunakan system pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan
informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan
berita terbaru dan penjelasan informasi.
·
Dialog antara eksekutif dan EIS
Informasi dapat ditampilkan dalam
bentuk tabel, grafik tau narasi. Sebagian perangkat lunak dirancang untuk
memudahkan bolak-balik antara tampilan tabel dan grafik. Penjelasan narasi dari
tabel dan grafik dapat ditik oleh asisten staf, atau dapat dihasilkan oleh
kecerdasan buatan (artifical intellegence).
·
Drill down
Drill down berarti bahwa eksekutif
dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil
informasi yang lebih rinci.
·
Penyatuan konsep-konsep manajemen
1. Faktor-faktor penentu keberhasilan.
Faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor). Bahwa sejumlah
kegiatan kunci, atau CSF menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis
organisasi, dan CSF bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.
Misalnya di industri kendaraan bermotor, CSF yang diyakini adalah model,
jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. CSF
di industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen egen, pengendalian
personil administratif, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.
2. Management by exception. Tampilan
layar management by exception merupakan tampilan layar multimedia yang
menggambarkan bagaimana eksekutif dapat menghasilkan informasi yang memudahkan
management by exception secara selektif.
3. Model mental. Peran utama EIS adalah
membuat sintesis, atau menyarikan, data dan informasi bervolume besar untuk
meningkatkan kegunaannya.
Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey &
Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi
dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF
(critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang
efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. CSF industri asuransi
jiwa adalahpengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil
administratif, dan inovasi menciptakan produk produk asuransi.
• Management by exception
Tampilan layar yang digunakan eksekutif sering
menyertakan management by exception dengan membandingkan kinerja yang
diharapkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS dapat mengidentifikasi
perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh
eksekutif.
• Model mental
Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau
menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan
kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi
(information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental
dari operasi perusahaan. Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah
model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat
penilaian
dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang
perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk
mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).”
10.6 Keputusan penerapan EIS
Saat
suatu perusahaan mempertimbangkan apakah akan menerapkan EIS berbasis computer,
tiga keputusan kunci harus dibuat. Pertanyaan pertama adalah “Perlukah kita
mengembangkan EIS?” Jika jawabannya tidak , eksekutif terus mengandalkan system
yang ada sekarang. Jika jawabannya ya, pertanyaan selanjutnya adalah, “ Apakah
tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai yang memenuhi
kebutuhan eksekutif?” Jika ada perangkat lunak itu dibeli. Jika tidak,
pertanyaan selanjutnya adalah , “ Perlukkah kita membeli perangkat lunak EIS
siap pakai?” Jika ya, perangkat lunak itu dibeli. Jika tidak , staff jasa
informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (Custom EIS
Software). Perangkat lunak produktivitas perorangan adalah
perangkat lunak umum yang dapat digunkan oleh setiap orang untuk mengembangkan
aplikasi mereka sendiri. Perangkat lunak EIS siap pakai yang
khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. Kelas perangkat
lunak ini menawarkan tiga keuntungan utama dibandingkan katagori lain. Pertama,
perangkat lunak siapa pakai memungkinkan perusahaan segera menjalankan sistem.
Kedua, proyek penerapan EIS tidak banyak membebani staf jasa informasi perusahaan dibandingkan jika
mereka mengembangkan EIS dari awal. Ketiga, perangkat lunak EIS khusus
dimaksudkan bagi eksekutif dan menawarkan kesempatan yang baik untuk digunkan.
Kekurangannya mungkin ketidakmampuan untuk menyesuaikan sistem dengan
kebutuhan-kebutuhan eksekutif tertentu.
Perangkat
lunak EIS pesanan. Salah satu contoh perangkat lunak EIS pesanan yang paling
banyak dipublikasikan adalah sistem MIDS (management information and decision
support) yang diterapkan Lockheed-Georgia pada akhir 1980-an. Tiap layar
menampilkan nama satu atau beberapa orang yang dapat menjelaskan tampilan
tersebut secara rinci jika eksekutif memerlukan bantuan.
10.7 Faktor-faktor penentu keberhasilan EIS
John
Rockart dan David DeLong mengidentifikasikan delapan factor penentu
keberhasilan untuk mencapai EIS yang berhasil.
- Sponsor
Eksekutif mengerti dan berkomitmen
- Sponsor
Operasi
- Staf
Jasa Informasi yang Sesuai
- Tekhnologi
Informasi yang sesuai
- Manajemen
Data
- Keterkaitan
yang Jelas dengan tujuan Bisnis
- Manajemen
atas penolakan Organisasi
- Manajemen
atas penyebaran dan Evolusi Sistem
1.
Sponsosr
eksekutif yang mengerti dan berkomitmen, Eksekutif tingkat puncak lebih baik
CEO harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong
penerapannya. Usaha EIS yang paling berhasil adalah yang pemakai pertamanya
adalah eksekutif puncak.
2.
Sponsor
operasi, sponsor operasi bekerja sama
dengan eksekutif pemkai dan spesialis informasi untuk memastikan bahwa
pekerjaan itu terlaksana.
3. Staf jasa informasi yang sesuai,
harus tersedia spesialis informasi yang tidak saja mengerti teknologi informasi
tetapi jugamengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu. Seperti area
informasi database.
4. Teknologi informasi yang sesuai,
sistem itu harus sesederhana mungkin dan harus memberikan tepat seperti yang
eksekutif inginkan—tidak lebih dan tidak kurang.
5. Manajemen data, tidak cukup dengan
menampilkan informasi, eksekutif harus tahu seberapa mutakhir data itu.
Analisis ini dapat dicapai melalui drill down dengan bertanya kepada manajer
data atau keduanya.
6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis,
sebagian besar EIS yang berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-masalah
spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.
7. Manajemen atas penolakan organisasi,
eksekutif menolak EIS perlu strategi
yang baik adalah mengidentifikasi satu masalah tunggal yang dihadapi eksekutif
itu dan kemudian segera menerapkan EIS, dengan menggunkan prototyping untuk
mengatasi masalah tersebut.
8. Manajemen atas penyebaran dan
evolusi sistem, pengalaman menunjukkan bahwa jika manajemen tingkat atas mulai
menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang
sama. Salah satu alasan keberhasilan konsep EIS adalah tingkat pendidikan dan
pelatihan pemakai yang tinggi.
10.8 Kecenderungan EIS masa depan
Penyatuan
computer ke dalam system informasi eksekutif selama ini berjalan lambat, tetapi
situasi ini berubah secara cepat. Sementara orang seperti Ben Heinemans di awal
1980 – an sangat
langka, eksekutif sekarang sudah umum memakai computer. Dengan makin
meningkatnya dukungan bagi EIS kita dapat berharap pengaruhnya dalam beberapa
bentuk.
·
Penggunaan
EIS di perusahaan besar akan menjadi umum
Semakin
banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang computer menanjak ke
jenjang eksekutif. Sebagian dari eksekutif baru ini akan tertarik pada
perangkat lunak EIS siap pakai. Sebagian lagi akan mengalokasikan sumber daya
jasa informasi untuk pengembangan sistem pesanan. Semua kegiatan ini akan
menghasilkan EIS pada hampir semua perusahaan besar.
·
Terdapat
kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus berharga murah
Tingkat
penerapan di masa depan bagi perusahaan kecil tidak begitu jelas. Perangkat
lunak produktivitas perorangan mungkin bukan alternative yang cocok. Alternatif
yang paling menarik untuk perusahaan kecil adalah perangkat lunak EIS siap
pakai, tetapi kualitasnya harus tinggi dan perangkat lunak itu harus mudah
diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan makin banyaknya
pemasok yang memasoki pasar.
·
SIM dan DSS
masa depan akan tampak seperti EIS masa kini
Dibandingkan
aplikasi lain, lebih banyak usaha yang dilakukan agar pemakai menerima EIS.
Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature
EIS, dirancang untuk manajer tingkatan yang lebih rendah.
·
Eksekutif
akan menjaga komputer dalam perspektif
Kecenderungannya
yang jelas mengarah pada peningkatan penggunaan computer di tingkat eksekutif,
tetapi tidak seorangpun yang memperkirakan bahwa computer akan menjadi sumber
daya informasi paling penting. Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap
muka, dan situasi ini perlu berlanjut. Namun para eksekutif sadar bahwa
computer dapat memenuhi sebagian kebutuhan informasi mereka secara lebih
unggul. Dengan menyatukan computer ke dalam system informasi mereka, peluang
baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak
pernah tersedia pada tingkat eksekutif.
Daftar
Pustaka :
Mc Leod,
Raymond & George P. Schell Sistem Informasi Manajemen. Edisi 8. PT Indeks.
Jakarta. 2004.
Sistem Informasi Manajemen/Jilid Dua/Edisi Ketujuh/ Raymond McLeod, Jr.
https://mistercela21.wordpress.com/2010/01/12/sistem-informasi-eksekutif-executive-information-system/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar