Tugas
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Oleh :
1. Fauzian Nugraha 1210205460
2. Aliftia Nawang Sari 1210205463
3. Afifudin 1210205464
4. Herlina Novitasari 1210208029
Kelas : 6 SM3
Dosen :
Lydia Setyawardani, S.E. , M.Si.
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia ( STIESIA )
Surabaya
2015
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) pada
dasarnya merupakan suatu prosedur sistematik tentang pengumpulan, penyimpanan,
pemeliharaan dan perolehan kembali berbagai data atau informasi yang sangat
dibutuhkan oleh suatu perusahaan (organisasi) atau para pemakai guna
memperlancar kegiatan pengoprasian perusahaan.
Bagi beberapa orang, informasi adalah sesuatu yang
mereka tidak ketahui atau miliki dan dapat digunakan dalam solusi satu
permasalahan. Data sering dapat menjadi dasar yang lebih yang mengacu pada
angka-angka, orang atau sesuatu. Dalam pengertian ini, data menjadi informasi
ketika diakses oleh orang yang memerlukannya dan dapat menggunakannya dalam
solusi permaslahan. Ketika data dan informasi diorganisir, sistematis Dan
terpadu, kita mengacu padanya sebaga suatu system informasi. Tehnologi computer
memungkinkan organisasi mengkombinasikan data dan informasinya dalam
lokasi-lokasi pusat secara efisien yang dinamakan database. Dan kemudian
membuatnya tersedia untuk penggunaan oleh orang lain tanpa melihat lokasinya.
Ketika database ini mengandung data dan informasi untuk mengatur sumber daya
manusia, kita menamakannya system informasi sumber daya manusia
Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks bisnis, adalah
orang yang bekerja dalam organisasi yang sering pula disebut karyawan. Sumber
Daya Manusia merupakan aset yang paling berharga dalam perusahaan, tanpa
manusia maka sumber daya perusahaan tidak akan dapat mengahasilkan laba atau
menambah nilainya sendiri. Manajemen Sumber Daya Manusia didasari pada suatu
konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata
menjadi sumber daya bisnis. Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan
kebijakan dan praktek-praktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai
aspek-aspek Sumber Daya Manusia dari Manajemen Kerja.
Pengertian sistem informasi sumber daya manusia yang
diungkapkan oleh Raymond McLeod, Jr yang telah diterjemahkan
oleh Hendra Teguh (2004 : 475) dalam buku Sistem Informasi Manajemen
sebagai berikut : Sistem Informasi sumber daya manusia adalah sistem yang
menunjang manajemen untuk mempermudah dalam proses pengambilan keputusan yang
meliputi aktivitas merencanakan, menerima, menempatkan, melatih dan
mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber daya manusia atau anggota
perusahaan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi sumber dayamanusia merupakan suatu proses sistematik yang memiliki
kemampuan lebih dari sekedar laporan komputer mengenai informasi pegawai,
menganalisa, memelihara dan mengendalikan informasi keseluruhan mengenai sumber
daya manusia agar dapatdipakai oleh semua pihak yang membutuhkan.
Karakteristik Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia
Menurut Henry Simamora (1997 : 90-91) dalam
bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia mengungkapkan bahwa : Sebuah sistem
informasi sumber daya manusia haruslah dirancang untuk menyediakan informasi
yang :
1.
Tepat waktu,
2.
Akurat,
3.
Ringkas,
4.
Relevan,
5.
Lengkap.
Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut diatas diuraikan
secara
singkat
sebagai berikut :
1.
Tepat Waktu, Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik
atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan
tepat waktu.
2.
Akurat, Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi
atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan
material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.
3.
Ringkas, Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi
tertentu.
4.
Relevan, Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam
situasi tertentu.
5.
Lengkap, Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak
terpotong-potong.
Sumber Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia
Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang
komprehensif, memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber.
Formulir-formulir khusus dan kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk
mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia,
diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di dalam bukunya Manajemen
Sumber Daya Manusia sebagai berikut :
Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia adalah
sebagai
berikut :
1.
Blangko-blangko lamaran
Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang
dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup
tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah
si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi
yang lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia
2.
Evaluasi-evaluasi penting
Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ±
Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan
potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk
membuatkeputusan-keputusan perencanaan jangka panjang me-nyangkut
individu-individu yang memiliki potensi promosi
3.
Maklumat-maklumat perubahan personalia
Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan
personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan
mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.
4.
Tindakan-tindakan pendisiplinan
Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir
khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.
5.
Daftar gaji
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap
karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap
bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat
menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.
Komponen Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia
Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya
Manusia adalah :
a.Fungsi
Masukan,
b.Fungsi
Pemrosesan,
c.Fungsi
Keluaran.
Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia
Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua
tujuan utama dalam organisasi. Tujuan utama sistem informasi sumber daya
manusia, adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan
aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber
daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan
adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik.
Tujuan kedua sistem informasi sumber daya manusia
adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan sumber daya
manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan
sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak
pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial
Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia
Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai
kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas
tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan
dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sensuai karyawan lainnya akan
tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan Dan penerapan
sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi
penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia.
diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat
diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.
14.1 FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA
Sumber Daya Manusia (SDM) yang mengakui bahwa personil
sebagai sumber daya yang berharga. SDM dapat merupakan suatu departemen atau
divisi di dalam area fungsional, atau SDM dapat memiliki status fungsional yang
sama seperti pemasaran, manufaktur, keuangan dan SI. Kita menggunakan istilah
direktur SDM untuk menjelaskan orang yang bertanggung jawab atas SDM. Direktur
SDM dapat menjadi seorang anggota komite eksekutif.
Kegiatan Umum SDM
SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu
mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan
menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai.
Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama :
1.
Perekrutan dan
Penerimaan (recruiting and hiring) SDM membantu membawa pegawai
baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran,
memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah,
melakukan wawancara pemilihan di kampus dan di fasilitas perusahaan, dan
mengurus ujian bagi pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam
peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati
manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2.
Pendidikan dan
Pelatihan Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai
program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan
dan keahlian kerja pegawai. Contohnya, anggota staf SDM dapat membantu analis
sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem.
3.
Manajemen
Data SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan
memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4.
Penghentian dan
Administrasi Tunjangan Selama seseorang dipekerjakan oleh
perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti rumah sakit, asuransi dokter
gigi, dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya. Ketika
pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang
melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini untuk belajar
bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya
di masa dating. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan
bagi mantan pegawai yang berhak.
Saat pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak
dikelola oleh SDM, tetapi oleh manajer area tempat mereka bekerja. SDM karena
itu melaksanakan fungsi pendukung, memudahkan arus sumber daya personil melalui
perusahaan.
Komponen-komponen
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam
bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :
a.Fungsi
Masukan,
b.Fungsi
Pemrosesan,
c.Fungsi
Keluaran.
Secara singkat komponen fungsional utama dalam Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
a.
Fungsi Masukan
Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem
Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang
mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi
karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi
yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar
dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti
formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer
besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau
dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari
komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan
dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan
komputer).
b.Fungsi
Pemrosesan
Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru
(data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke
dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan
melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan
membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang
terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
c.Fungsi
Keluaran
Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai
komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran
tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat
persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang
tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun
statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi
melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.
Untuk menunjang kesuksesan perusahaan diperlukan
pengintegrasian fungsi SDM melalui praktek - praktek SDM dalam strategi bisnis
perusahaan. Pemilihan dan penerapan strategi bisnis yang tepat sangat
ditentukan oleh kualitas SDM yang berperan penting dalam kegiatan operasional
perusahaan, merencanakan dan melaksanakan strategi bisnis yang ditetapkan.
Pengintegrasian fungsi SDM dalam perencanaan strategi bisnis ini dimaksudkan
untuk memberdayakan SDM yang dimiliki dalam pengelolaan berbagai unit kerja
dalam organisasi agar proses pengelolaan sumber-sumber daya tersebut dapat
dilakukan secara efektif dan efisien.
Fungsi sumber daya manusia (SDM) adalah untuk
meningkatkan produktivitas (achievement performance) dalam menunjang perusahaan
lebih kompetitif. Dalam hubungan ini, pengukuran produktivitas hanya dibatasi
secara sempit pada peran sumberdaya manusia, yang secara bisnis disebut sebagai
pekerja (work force). Dengan kata lain produktivitas pada fungsi SDM tidak
memperhitungkan faktor lainnya, seperti cost, quality, flexibility dan
delivery.
Dalam memahami fungsi SDM perusahaan, sesungguhnya
perhatian tidak hanya tertuju pada tujuan para pekerja tetapi juga tujuan dari
perusahaan. Ini berarti, di satu pihak, fungsi sumberdaya pekerja (SDM) yang
dimiliki individu secara efisien dan efektif harus dikaitkan dengan ekspektasi
para pekerja yang dinilai sebagai upah dan di pihak lain, tujuan perusahaan
untuk mengoptimalkan profit yang diinginkan. Dengan kata lain dua tujuan
(worker vs firm) harus terjadi secara simultan. Bagaimana membuat hubungan yang
ideal antara tujuan sumberdaya manusia dalam pengelolaan SDM dengan tujuan
perusahaan (organisasi) secara bersamaan menjadi tugas pokok dan fungsi SDM di
dalam suatu perusahaan. Dengan demikian, tujuan fungsi SDM dalam hal ini adalah
bagaimana terjadinya produktivitas bagi setiap individu di dalam perusahaan,
agar nilai produktivitas ini memberikan dampak langsung bagi peningkatan profit
perusahaan.
14.2 EVOLUSI SYSTEM INFORMASI SUMBER
DAYA MANUSIA
Sistem personalia awal menempatakan data pegawai dalam
map yang ditampatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh
mesin Punched Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan
dikonversikan ke bentuk punched Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched
Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.
Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan
perhatian pada data personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada
data yang menjelaskan uang dan arus material. Rangsangan untuk menaikkan status
data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO ( Equal
Employment Opportunity ), OSHA ( Occupational Safety and Health
Administration ), dan AAP ( Affirmative Action Program ), yang diberlakukan
selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan
statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana
praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan
segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang
meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.
Manajemen
puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan
sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel
System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi,
bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.
Manajemen puncak perusahaan mulai meangalokasikan
sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem informasi berorientasi informasi.
Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dan jasa informasi,
bekerjasama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan
di komputer berskala besar yang ditempatkan di SI.
Saat
komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan
secara berdiri sendiri, beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan
beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa
organisasi SDM bahkan memasang komputer mini bahkan mainframe mereka sendiri.
14.3 MODEL SYSTEM INFORMASI SUMBER DAYA
MANUSIA
Dalam membuat model sistem informasi sumber daya
manusia,umumnya menggunakan format yang sama dari subsistem input,database dan
subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.Subsistem
input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data,penelitian dan
intelijen.Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan
komputer.Hanya 5,7% dari perusahaan HRSP melaporkan penggunaan database
nonkomputer.Subsistem output mencerminkan arus sumber daya personil melalui
perusahaan.Berbagai komponen input,penyimpanan dan output membentuk model HRIS.
Suatu hal dari sistem informasi sumber daya manusia
yang membedakannya dari sistem informasi fungsional lainnya adalah beragamnya
aplikasi yang dimungkinkan. Dalam membuat model sistem informasi sumber daya
manusia, kita menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database
dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.
Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan
intelijen. Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan
komputer.
Subsistem Input
- Sistem Informasi Akutansi
Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran
elemen-elemen dara personil dan data akuntansi.
- Elemen data personil, relatif lebih permanen dan
bersifat nonkeuangan. Elemen data personil ini diciptakan oleh SDM pada
waktu penerimaan dan diperbaharui selama pegawai bekerja pada perusahaan.
Data yang serupa juga disimpan untuk pegawai yang pensiun.
- Elemen data akuntansi, terutama bersifat keuangan
dan cenderung lebih dinamis dibandingkan data personil.
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga
database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil-keuangan dan
nonkeuangan.
- Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia
Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan
data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :
- Penelitian suksesi, dilakukan untuk
mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi
posisi yang akan tersedia.
- Analisis dan evaluasi jabatan, mempelajari setiap
jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan
pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.
- Penelitian keluhan, membuat tindak lanjut atas
keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.
- Subsistem Intelejen Sumber Daya Manusia
Subsistem intelejen sumber daya manusia mengumpulkan
data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.
- Intelejen pemerintah. Pemerintah menyediakan data
dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan
ketenagakerjaan.
- Intelejen pemasok. Pemasok mencakup perusahaan
seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan
lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja, yang
berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data
dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan
dan penerimaan.
- Intelejen serikat pekerja. Serikat pekerja
memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja
antara serikat pekerja dan perusahaan.
- Intelejen masyarakat global. Masyarakat global
menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti
perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut
pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk
mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
- Intelejen masyarakat keuangan. Masyarakat
keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam
perencanaan personil.
- Intelejen pesaing. Beberapa perusahaan memandang
pesaing sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi
mengenai praktik personalia pesaing, dan mungkin informasi perseorangan
yang berpotensi untuk direkrut.
- Database HRIS
Bagi database SDM berbasis komputer, tersedia beberapa
alternatif dalam hal isi, lokasi, manajemen, dan pemasukan data.
- ISI DATABASE
Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak
hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan.
Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia dalam beberapa cara.
- Data pegawai
Kebanyakan database HRIS berisi data yang berhubungan
dengan pegawai perusahaan yang ada. Di 82,5% perusahaan HRSP yang menjawab
survei 1990-91, data pegawai merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi
untuk tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen data.
- Data non pegawai
Ketika diminta untuk menjelaskan data non-pegawai
dalam database mereka, 8% responden HRSP mengidentifikasikan data yang
menjelaskan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja,
akademi dan universitas, serikat pekerja, dan pemerintah.
- LOKASI DATABASE HRIS
Dalam perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS
ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi data base yang lain berada
di dalam SDM, pada divisi operasi lain, dan di luar pusat pelayanan.
Pemasukan data. Data dimasukkan ke dalam database dari
beberapa sumber, menurut penelitian HRSP. Non-manajer dalam SDM adalah yang
paling populer (86,9% perusahaan), diikuti oleh non-manajer di luar SDM
(36,1%), manajer dalam SDM (30,8%), dan manajer di luar SDM (7,8%). Pemasukan
data dari lingkungan relatif jarang, dilaporkan hanya oleh sekitar 24,2%
perusahaan.
3.
Subsistem Output
1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan
yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa
datang. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah
pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis/evaluasi kerja.
Sebagian besar usaha pengembangan tertuju pada analisis/evaluasi kerja,
perencanaan dan pembuatan bagan organisasi.
2. Subsistem Perekrutan
Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam organisasi
melalui subsistem perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem
output terkecil. Namun, penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif,
dan juga merupakan kegiatan pengembangan yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja
sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktikkan daripada melakukan
pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa
usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan
daripada pegawai yang ada.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar.
Namun, dalam hal persentase aplikasi yang digunakan, manajemen angkatan kerja
di urutan terakhir. Hanya dua pertiga dari perusahaan HRSP yang menggunakan
aplikasi ini. Namun, terdapat cukup usaha pengembangan yang sedang berlangsung,
pada pengendalian posisi, keahlian/kompensasi, pelatihan dan suksesi.
4, Subsistem Kompensasi
Aplikasi peningkatan penghargaan telah diterapkan
lebih luas daripada aplikasi HRIS lain. Semua aplikasi lain juga menikmati
tingkat penerapan yang tinggi. Kehadiran adalah satu-satunya area yang paling
besar usaha pengembangannya.
5, Subsistem Tunjangan
Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat
rumit dan sukar dilaksanakan. Defined contribution dan defined benefit
memungkinkan seorang pegawai mengakumulasi dana pensiun untuk mencapai standar
hidup tertentu, ditentukan dengan perhitungan aktuaria. Flexible benefit plans
adalah inovasi terbaru yang memungkinkan pegawai untuk menentukan sendiri
tunjangan yang diinginkan dari suatu area “menu”,
yang dinamakan cafetaria style benefit plans.
6, Subsistem Pelaporan Lingkungan
Berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan,
misalnya dalam hal pelaporan kebijakan dan praktik personalia perusahaan kepada
pemerintah. Berbagai aplikasi (contoh : EEO (employment opportunity)) ditujukan
untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di
luar perusahaan, bukan kepada manajemen.
Status Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia Masa Kini
HRIS relatif
terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area fungsional
berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS
ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan
pengarahan menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain.
Mungkin jika manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area
ini, statusnya akan meningkat.
14.4 BAGAIMANA MANAJER MENGGUNAKAN
SYSTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
HRD atau yang sering dipanjangkan menjadi Human
Resources Department, bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya
manusia dalam sebuah organisasi. Kami percaya bahwa pengelolaan dari sumber
daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek/pilar; dimulai dari :
Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development),
Compensation and Benefit (Compensation and Benefit), Manajemen Kinerja
(Performance Management), Perencanaan Karir (Career Planning), Hubungan
Karyawan (Employee Relations), Separation Management, dan Personnel
Administration and HRIS.
Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja
fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia
berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab
kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai
baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan
fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka
biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu
menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya
sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi
maupun assessment center.
Training dan development memiliki fungsi yang menjaga
kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas
pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan
keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun
eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa
metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-the-job training dan
coaching disusul training.
Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun
strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada
pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
Penilaian
kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang
diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management
bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja
para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi.
Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun
kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang
sudah disusun akan menjadi sia-sia. Strategi
penilaian kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian
berikut ini:
Strategic
Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x Ensured
Sustainability = Strategy Realized
Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan,
perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini
menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan
kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap
pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai
bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi
masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan
(cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke
kelompok lainnya (horizontal carreer path).
Employee Relation Management biasanya juga berfungsi
sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan
dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input
dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
Separation Management adalah fungsi yang mengelola
seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang
disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau
meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement
(pensiun sebelum masanya).
Personnel Administration yang biasa dikenal dengan
Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi
HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee
Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi,
pencatatan cuti tahunan.
Sumber:
Mc.Leod,
Raymond dan George P. Schell.SISTEM INFORMASI MANAJEMEN “SISTEM
INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA”.Edisi 8.Salemba
Empat. Jakarta.2008
https://aditnanda.wordpress.com/2014/01/28/sistem-informasi-sumber-daya-manusia-tugas-3-sistem-informasi-manajemen/
http://fardian.mhs.uksw.edu/2012/11/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi
http://dewin221106.blogspot.com/2010/05/dampak-negatif-sistem-informasi.html
http://kaltarabloggers.aimoo.com/Category/Topic-1-1221860.htmlhttp://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia
Tidak ada komentar:
Posting Komentar